SuTSo staat voor Surface Treatment Software en is een volledig ERP pakket specifiek voor de oppervlakte behandelingsindustrie. Het pakket ondersteunt de order flow van prijsaanvraag door een klant tot en met de facturatie, dit met een volledige procesopvolging in de productieomgeving. SuTSo werd volledig ontwikkeld door Novasoft.
Artikelbeheer
Via het artikelbeheer worden de basisgegevens van de artikels verwerkt. Onder artikelen worden alle goederen verstaan die behandeld worden en naar de klant uitgeleverd. Deze artikelen worden onderverdeeld in verschillende families met elk hun specifieke eigenschappen. Zo zijn er de profielen met een lengte en omtrek, de platen met een lengte en breedte en aantal zijden te behandelen, stuks met een oppervlakte per stuk enz. Deze artikelen kunnen opgenomen worden in het stock beheer voor goederen die in eigen beheer worden aan- en verkocht alsook in beheer worden gehouden voor een eindklant. Artikelgroepen zorgen ervoor dat bv niet elk ‘glaslatje’ apart dient aangemaakt te worden, maar dit kan verwerkt worden via een groep met een minimum omtrek.
In de tekeningenbibliotheek kunnen alle aangeleverde tekeningen van leveranciers / klanten geïnventariseerd worden, zonder deze direct te koppelen aan een artikel. De aangeleverde tekeningen kunnen alle soorten formaten hebben en worden, na koppeling aan een artikel, geconverteerd naar een miniatuur afbeelding, welke mee afgedrukt kan worden op productiefiches, etiketten enz.
Ook de verschillende ophanggereedschappen kunnen ingebracht worden en zo met een tekening voorgesteld.
Klantenadministratie
Een klantenfiche bevat de algemene administratieve gegevens zoals officiële naam, adres, contactgegevens, ondernemingsnummer enz. Er kunnen meerdere contactpersonen per klant opgeslagen worden die elk eigen gegevens zoals mobiel telefoonnummer en email adres kunnen bevatten. Ook verschillende leveringsadressen kunnen hier bewaard worden.
Per klant kunnen gegevens zoals eigen paknummer, eigen lay-out voor verzendnota’s en etiketten en dergelijke nog ingesteld worden. Ook het facturatie regime (Maandelijks, wekelijks, dagelijks, …), aantal gewenste facturen enz. kan ingesteld worden.
De prijsafspraken met een klant worden opgeslagen in een prijslijst of in een contract. Een prijslijst bevat prijzen voor de combinatie klant – artikel – kleur – aantal. Een contract start steeds van een te behandelen oppervlakte van een artikel en bevat parameters zoals minimum lengte/aantal, staffelprijzen, coëfficiënt voor de complexiteit van stukken, enz. Prijzen voor bewerkingen en bijhorende instelkosten worden tot op niveau van aparte bewerking gedefinieerd. Prijzen voor transport, express bestellingen, minimum facturatie bedrag en dergelijke kunnen hier ingesteld worden.
De klantenadministratie bevat ook een luik ‘communicatie met de klant’. Hieronder vallen de gereedmeldingen en orderstatussen. Een gereedmelding word al of niet automatisch verstuurd wanneer een order afgewerkt is. Zo is de klant steeds direct geïnformeerd. Een orderstatus bevat een overzicht van alle orders die in behandeling zijn binnen het bedrijf. Hierop is de status ‘Openstaand’, ‘Gepland’, ‘In poductie’, … zichtbaar
Indien de klanten goederen op voorhand levert, doet de module ‘stockbeheer voor klanten’ zijn werk. Hierin worden leveringen van de klant geregistreerd en bij het aanmaken van productieorders kan gekozen worden of de goederen al of niet uit de stock van de klant komen.
Infofiches zorgen ervoor dat alle specifieke productie informatie kan opgeslagen worden op niveau van klant – artikel – kleur. Ook verpakkingsgegevens en andere specifieke wensen van de klant worden hier ondergebracht. De infofiche worden op de werkvloer geraadpleegd op het scherm van het scannen van de barcode op de productiefiche.
Aankoopbeheer
Naast het leverancierbeheer bevat de module aankoop een aankoopbeheer, waarin gestart wordt van een overzicht van de aankooporders per leverancier. Daarin zijn de verschillende toestanden van de aankooporders zichtbaar. Aankooporders van grondstoffen worden automatisch voorgesteld vanuit de behoefte die bepaald wordt door het orderboek. Aankoopprijzen kunnen als vaste prijs, in staffelvorm of als groepsprijs worden opgeslagen per leverancier. Diverse rapporten verzorgen overzichten van aankoophistorieken. Binnenkomsten worden geregistreerd tot op doos / pot niveau. Het FIFO principe wordt gehandhaafd bij het verder verbruik van de grondstoffen.
Orderbeheer
Startend van een offertebeheer waarin offertes kunnen aangemaakt, afgesloten of omgezet worden naar een bestelbon, zijn verschillende toestanden van orders mogelijk. Forecast orders, of orders waarvan de goederen nog niet binnengekomen zijn, kunnen reeds ingepland worden. Deelbinnenkomsten resulteren in productieorders die apart kunnen behandeld worden. Een EDI module verzorgt de elektronische communicatie tussen bedrijf en klant voor het aanmaken van orders.
Productie
De productie module start met de planning. Het openstaand orderboek wordt gegroepeerd per kleur, daarnaast per klant. Orders plannen kan vanaf de kleur, klant of op orderniveau. Door het scannen van een barcode op de controlefiche, wordt aangegeven dat de ingangscontrole gebeurd is. Hier worden afwijkingen tussen de bestelling en de binnengekomen goederen direct ingegeven. Ook op de productiefiche is een barcode aanwezig, die gebruikt wordt voor het aangeven van volgende stappen: Voorbewerkingen, voorbehandeling, oppervlaktebehandeling, nabewerkingen.
Bij de eindcontrole worden naast input van afwijkingen tussen de productie en de vooropgegeven bestelling ook etiketten aangemaakt voor de afgewerkte en verpakte goederen.
Logistiek
De etiketten per verpakking zijn voorzien van een barcode die verwerkt wordt bij het laden door een draadloze barcode scanner. Wanneer met laadlijsten gewerkt wordt is op deze scanner direct gedetailleerd zichtbaar wat geladen mag worden en wat niet. Afhalings- of leveringsnota’s worden afgedrukt na het laden zodat het juiste detail kan afgedrukt worden.
 |
 |
Kwaliteitsmanagement
Per laksessie worden behandelde orders, meetresultaten, verbruikte grondstoffen, productie informatie opgeslagen zodat een volledige technische fiche van een order kan samengesteld worden na de productie. Via taakbeheer worden de preventieve onderhoudswerkzaamheden gepland en de uitvoering ervan opgeslagen met een historiek.
Facturatie
De facturatie module bestaat uit een globale facturatie die een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse facturatie van orders verzorgt. Daarnaast kunnen ook diverse facturen, die niet aan een productieorder gekoppeld zijn, en creditnota’s aangemaakt worden. Indien gewenst worden de aangemaakte documenten automatisch doorgestuurd naar een bestaand boekhoudpakket.
Rapportering
Diverse lijsten met betrekking tot de statussen van orders, productiehoeveelheden, afwijkingen tov bestellingen zijn beschikbaar voor afdruk of export naar Excel. Historieken van klanten en goederen, stockoverzichten, financiële rapporten zijn standaard voorzien.
Boordtabellen
Met de boordtabellen bekijkt men het dashboard van het bedrijf.
Deze indicatoren bevatten opvolging van verbruiken van grondstoffen, nacalculatie per productie sessie, financiële evaluatie van projecten, klanten, kleuren, …
Dit alles is beschikbaar in data tabellen en in grafiek vorm. Ook de mensen op de werkvloer kunnen in deze module betrokken worden zodat ze zichzelf kunnen evalueren.
 |
 |
Tools
Via de kalender worden feestdagen, sluitingsdagen, productiestilstand endergelijke ingegeven. Hiermee wordt dan rekening gehouden in de productieplanning voor het berekenen van levertermijnen. Ook de afwezigheden van het personeel wordt hier geregistreerd.
Via het documentenbeheer kunnen alle documenten die worden aangemaakt in SuTSo opgezocht worden via een steekkaart die automatisch wordt ingevuld bij het aanmaken van het document. Alle documenten worden automatisch opgeslagen in pdf formaat. Externe documenten kunnen nog steeds aan een klant, referentie, ordernummer, … gekoppeld worden.
De layouts van de documenten worden beheerd via ‘List and Label’ en zijn volledig beschikbaar voor de gebruiker.
Via de ‘export to web’ module zijn de gegevens beschikbaar op een webserver en kan een interface voor de eindklant voorzien worden voor het raadplegen van data uit SuTSo.
