SuTSo
Sutso is een softwarepakket gemaakt voor bedrijven binnen de oppervlaktebehandelingsindustrie. Het omvat de volledige administratieve behandeling van orders, gaande van offertes tot en met facturatie. Het vereenvoudigt en versnelt het administratieve proces en ondersteunt en controleert het productieproces. Het kan opgedeeld worden in enkele hoofdrubrieken die hierna nog worden toegelicht:
Klantenadministratie
Klantenbeheer
Een klantenfiche bevat de algemene administratieve gegevens zoals officiële naam, adres, contactgegevens, ondernemingsnummer enz.
Er kunnen meerdere contactpersonen per klant opgeslagen worden die elk eigen gegevens zoals mobiel telefoonnummer en email adres kunnen bevatten. Ook verschillende leveringsadressen kunnen hier bewaard worden.
Per klant kunnen gegevens zoals eigen paknummer, eigen lay-out voor verzendnota’s en etiketten en dergelijke nog ingesteld worden. Ook het facturatie regime (Maandelijks, wekelijks, dagelijks, …),
aantal gewenste facturen enz. kan ingesteld worden.
Prijszetting
Per klant kunnen er verschillende prijszettingen vastgelegd worden. Deze prijszetting bevat parameters zoals minimum lengte/aantal, staffelprijzen,
coëfficiënt voor de complexiteit van stukken, enz. Prijzen voor transport, express bestellingen, minimum facturatie bedrag en dergelijke kunnen hier ingesteld worden.
De prijs kan ook per klant per stuk worden opgeslagen.
Artikelbeheer
In het artikelbestand kunnen stukken, profielen, bogen, platen en andere opgeslagen worden. Dit kan algemeen of gekoppeld aan een leverancier. Het bestand bevat gegevens zoals: lengte, breedte, omtrek, oppervlakte, gewicht en eventueel prijs. Diverse type tekeningen kunnen aan de artikels gekoppeld worden vanuit een bibliotheek van tekeningen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een externe viewer software.
Infofiches
Per klant, kleur en stuk of profiel kunnen de instelgegevens voor de productie opgeslagen worden. Dit kan op een werkpost geraadpleegd worden via een barcode scan. Een infofiche kan tot 6 foto’s en/of tekeningen van het te behandelen artikel, de ophang haken, de manier van ophang,… bevatten. Verder is er ruimte voor een uitgebreide omschrijving van de voor- en nabehandeling. Klantgebonden informatie omtrent verpakking en dergelijke vindt ook hier zijn plaats.
Orderbeheer
Offertes
In het offerte beheer kunnen offertes aangemaakt worden. Hiervan kunnen PDF bestanden gemaild worden. De offertes kunnen overgezet worden naar een productie order.
Aanmaak orders
Bij het aanmaken van een order wordt een klant gekozen en worden artikels vanuit het artikelbestand toegevoegd. Dit order kan als forecast of productiebon worden opgeslagen.
Eenmaal een productiebon is gecreëerd kan een orderbevestiging voor de klant aangemaakt worden. Forecast orders kunnen in verschillende delen binnenkomen en meerde productiebons aanmaken.
Bij de binnenkomsten van de goederen worden identificatie tags afgedrukt waardoor brute goederen reeds aan een order kunnen toegewezen worden. Hierbij is er ook een magazijn beheer voorzien met parametriseerbare ligplaatsen.
Ingangscontrole
Bij de ingangscontrole worden de verwachte aantallen bevestigd of aangepast zodat het productie order de juiste gegevens bevat.
Productieplanning
De productiebons worden gepland in productie planningsmodule. Hierin wordt alles getotaliseerd per kleur en kan per kleur,per klant of per order gepland worden. De planning kan verlopen via aantal balken of totale te lakken oppervlakte. De details per klant en order blijven zichtbaar. Bij aanmaak van de dagplanning kan de lijn, de productiemethode en enkele andere parameters worden opgegeven.
Productie
In de productie module wordt volledig via barcodes gewerkt. Elke productiebon bevat een barcode. Na het inscannen van deze barcode wordt een actie aangeduid op een touchscreen. Deze geeft aan welke actie er gebeurt met de bon.
Met de eerste actie ‘Voorbehandeling’ wordt de voorbehandeling als afgewerkt gemarkeerd.
Daarna kan via de actie ‘Oprekken’ worden aangegeven dat de bon opgerekt is. Hierbij wordt bij een kleurwissel direct gecontroleerd of alle geplande bons van vorige kleur zijn opgerekt.
De actie ‘Eindcontrole’ geeft aan dat de bon gelakt is en verpakkingsklaar. Ook hier wordt het aantal stuks bevestigd of aangepast.
Via de actie ‘Etiketten’ kunnen etiketten aangemaakt worden waarop het aantal dient ingegeven te worden. Deze etiketten kunnen klantafhankelijk ingesteld worden voor de layout en aantal.
Afhandeling
Het afhandelen van de productie orders bestaat uit het ingeven van de afkeur en adminstratief afwerken van het order. Afkeur kan bestaan uit missende delen, bruut beschadigde delen, afkeur van lakwerk en dergelijke. Er wordt afhankelijk van het type afkeur al of niet een nieuwe productie bon aangemaakt die indien nodig de cyclus opnieuw kan doorlopen.
Na het inbrengen van de afkeur kan het order gereed gemeld worden aan de klant via email. Dit kan volledig automatisch lopen.
Daarnaast kunnen laadlijsten gemaakt worden die naar een draadloze barcode scanner gestuurd kunnen worden. Na het laden en inscannen van de etiketten wordt automatisch een verzendingsnota of afhalingsbon met de
geladen pakken afgedrukt.
Facturatie
Door de module globale facturatie worden de orders automatisch gefactureerd. Dit kan afhankelijk van de klantinstelling per bon, dagelijks, wekelijks, 2 wekelijks of maandelijks gebeuren. Afkeur orders krijgen automatisch de prijs van het oorspronkelijke order. Transportkosten, express kosten, verpakkingssupplementen
worden via de prijszetting vastgezet en gefactureerd.
De facturen kunnen automatisch doorgestuurd worden naar een vrij te kiezen boekhoudpakket. Hierbij kan rekening gehouden worden met zelf instelbare rekeningenstelsels.
Diverse facturen die niets met het lakproces te maken hebben kunnen ook in het systeem aangemaakt worden, alsook credit nota’s.
Orderstatus
De orderstatus kan op elk moment doorgestuurd worden naar de klant via email. Deze biedt een overzicht van alle openstaande en recent afgewerkte orders voor een bepaalde klant. Deze gegevens kunnen ook doorgestuurd worden naar een webserver zodat de klant ze op ieder ogenblik kan raadplegen.
Stockbeheer
In het artikelbestand kunnen zowel de te behandelen goederen beheerd worden alsook de verbruiksgoederen. Onder verbruiksgoederen verstaan we bijvoorbeeld handschoenen, stofmasker en tape. Alles loopt centraal langs hetzelfde aankoopbeheer. De binnenkomsten en verbruiken kunnen aan het magazijn via een touchscreen geregistreerd worden.
Aankoop
Leverancierbeheer
Een leverancierfiche bevat de administratieve gegevens en mogelijkheid tot meerdere contactpersonen per leverancier. Speciale parameters zoals inhoud per doos worden hier beheerd.
Aankooporders
Aankooporders voor poeders kunnen gemaakt worden vanuit de behoefte die automatisch gecreëerd wordt vanuit de bestellingen van de klanten. De aankooporders zijn nog volledig manueel aanpasbaar.
Diverse aankooporders kunnen aangemaakt worden.
Binnenkomsten van poeder worden ingebracht aan de hand van de aankooporders. De aankoopprijzen kunnen later worden ingebracht zodat de stockwaarde correct blijft.
Poederbeheer
De poederstock wordt opgeslagen per lot met datum van creatie. Dit maakt het mogelijk een herwaardering door te voeren en zo de fiscale waarde van de poederstock te bepalen. Er wordt een volledige historiek van het poeder bewaard wat inhoudt dat elke beweging van aankoop, verbruik of correctie chronologisch zichtbaar blijft. Dit geeft een goede ‘traceability’.
Brute producten
De brute producten kunnen beheerd worden via een apart stocksysteem. Hiermee kan bijvoorbeeld ook de stock van klanten gecontroleerd worden. Orders op afroep en aanvraag tot levering van brute goederen worden hierdoor mogelijk.
Rapportering
Status van verkooporders
Allerlei overzichten van de status van orders zijn beschikbaar. Alles kan per klant, per kleur, per artikel worden geraadpleegd of afgedrukt.
Verbruiksrapporten
In de verbruiksrapporten wordt weergegeven wat het verbruik was per kleur, de hoeveelheid balken en de bezetting per balk. Dit wordt opgebouwd volgens de scans van de acties in het productie gedeelte.
Financiële informatie
Per klant, per kleur over een periode kunnen lijsten geraadpleegd worden van de verkoop of omzet.
Aankooporders
Per leverancier, kleur of periode kunnen overzichten opgemaakt worden.
Historiek
De historiek van het poeder kan opgevraagd worden volgens leverancier, kleur, periode en lotnummer. Elke beweging van het poeder wordt apart opgeslagen.
Stocklijst
De stocklijst voor poeder kan opgevraagd worden voor een kleur, een leverancier. Hier wordt het totaal van de verschillende loten poeder weergegeven. De stocklijst kan uitgerekend worden voor een bepaalde datum met terugwerkende kracht.
Layouts
De layouts van verzendnota’s, facturen, productie orders enz. kunnen volledig beheerd worden door de gebruiker. Dit gebeurt via een rapportgenerator die standaard in SuTSo geïntegreerd is.
Boordtabellen
Diverse boordtabellen brengen het verloop van het productie proces, aan- en verkoopcijfers, verbruiken en dergelijke in kaart. De grafiekvormen kunnen via excel gedefinieerd worden.
Documentenbeheer
Alle documenten (facturen, aankooporders, gereedmeldingen, orderstatussen, … ) die in SuTSo aangemaakt worden, worden automatisch opgenomen in een elektronisch archief onder PDF formaat.
Bij elk document wordt een steekkaart gevoegd met diverse velden zoals referentie, kleur, klant enz. Deze steekkaart kan dan later gebruikt worden om de documenten eenvoudig terug te vinden via een zoekopdracht.
Zelfgemaakte documenten kunnen manueel toegevoegd worden.
Technische info
Sutso is volledig ontwikkeld door Novasoft BVBA. Hiervoor wordt gebruik gmaakt van programmeertaal Xbase++.
De onderliggende database engine is een standaard meegeleverde DBF/NTX database engine (DBase data formaat). Voor grotere omgevingen kan geopteerd worden voor een Advantage database server.
Voor de visualisatie van de tekeningen wordt er gebruik gemaakt van ‘Autoview’. De geïntegreerde rapportgenerator is ‘List and Label’.